Gestite ancora le interazioni con gli HCP su fogli di calcolo? Ecco il vostro piano di preparazione alla Legge italiana sul Sunshine Act
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Noemi è Global Solutions Delivery Manager presso Vector Health Compliance, dove supporta la gestione dei progetti di trasparenza a livello globale. Il suo lavoro è focalizzato sull’accuratezza dei dati, sulle attività di remediation e sui requisiti di rendicontazione specifici per ciascun Paese, con particolare attenzione all’Italia. Ricopre un ruolo chiave nel coordinare le esigenze dei clienti con i team interni, garantendo risultati di reporting conformi e puntuali.
Vector Health Compliance
Il principale partner italiano per la conformità al Sunshine Act
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C’è un foglio di calcolo, da qualche parte nel drive condiviso della vostra azienda, che contiene i nomi di tutti i medici che hanno partecipato a una cena negli ultimi sei mesi. Nessuno è del tutto sicuro di chi ne sia responsabile, le intestazioni delle colonne sono state rinominate due volte e tre persone ne hanno una propria copia locale. Questo non è un problema tecnologico. È un problema di compliance che la tecnologia ha permesso di rimandare.
Il Sunshine Act italiano richiederà qualcosa che i fogli di calcolo raramente sono in grado di garantire in modo affidabile su larga scala: una registrazione coerente, verificabile e marcata temporalmente di ogni trasferimento di valore (ToV) rendicontabile verso HCP e HCO, proveniente da più sistemi sorgente, riconciliata con anagrafiche HCP/HCO verificate e formattata per l’invio al registro Sanità Trasparente. Non è per questo che i fogli di calcolo sono stati creati. E le aziende che lo riconosceranno ora, invece che nel momento in cui proveranno a generare il loro primo report XML, avranno un vantaggio significativo rispetto a quelle che non lo faranno.
Perché “lo sistemeremo dopo la migrazione ERP” è la strategia sbagliata
Molte aziende italiane del settore life science sono consapevoli che i loro sistemi attuali non sono adeguati per la rendicontazione prevista dal Sunshine Act italiano. La risposta, in molti casi, è aspettare: aspettare l’implementazione di Salesforce prevista tra dodici mesi, l’aggiornamento SAP in pianificazione da due anni, o la migrazione ERP che è perennemente a sei mesi dal completamento.
È comprensibile. Ma è anche pericoloso. I progetti ERP (la migrazione ERP è il processo di trasferimento dei dati, dei processi e dei flussi di lavoro di un’organizzazione da un sistema di enterprise resource planning, ERP, a un altro) raramente rispettano le tempistiche previste. Una volta che l’obbligo di rendicontazione diventerà operativo, la prima scadenza non aspetterà che il vostro CRM completi la UAT. Le prime aziende che effettueranno l’invio lo faranno con i sistemi che hanno, non con i sistemi che avevano pianificato di avere. La domanda è se quei sistemi saranno in grado di produrre dati utilizzabili, oppure se qualcuno in Finance dovrà riconciliare manualmente tre esportazioni la sera prima della scadenza.
I tre sistemi di dati che contano davvero
Per molte aziende italiane di medie dimensioni del settore dei dispositivi medici o farmaceutico, il panorama dei dati relativi ai ToV non è infinitamente complesso. In genere si riduce a tre o quattro sistemi sorgente: un ERP per le transazioni finanziarie (SAP, Oracle o simili), uno strumento di gestione delle note spese (Concur è il più comune) e uno o più registri manuali, solitamente in Excel, per eventi, ospitalità e prestiti di apparecchiature.
La questione strategica non è come sostituire questi sistemi prima della scadenza del Sunshine Act italiano. È come estrarre, riconciliare e standardizzare il loro output in un unico dataset pronto per la rendicontazione. Questo è un esercizio di mappatura dei dati, non un progetto IT. Può essere svolto sui sistemi esistenti, senza attendere il completamento dei programmi di trasformazione, e può essere completato entro una tempistica realistica, a condizione che venga avviato con sufficiente anticipo.
Soluzioni intermedie che funzionano davvero
L’approccio più pratico nel breve termine per le aziende che devono affrontare la loro prima comunicazione di Italian Sunshine Reporting è verificare la completezza di ciascun sistema sorgente: acquisisce il codice fiscale dell’HCP o i dati identificativi dell’HCO? La data dell’attività? La natura del trasferimento? Per i campi mancanti o compilati in modo non coerente, un processo controllato di arricchimento dei dati, in cui le lacune note vengono colmate manualmente secondo procedure documentate, è più difendibile che non fare nulla e sperare che le omissioni passino inosservate.
Altrettanto importante è definire un unico punto di controllo. Anziché avere più funzioni che mantengono ciascuna i propri registri e li inviano in modo indipendente, i team Compliance dovrebbero individuare un punto centrale di raccolta, anche se per il momento si tratta di una cartella SharePoint ben governata, in cui tutti i file sorgente vengono depositati, versionati e controllati prima dell’inizio dell’elaborazione.
Le aziende che incontreranno difficoltà non saranno quelle con sistemi imperfetti. Ogni azienda ha sistemi imperfetti. Quelle che incontreranno difficoltà saranno quelle che scopriranno le proprie imperfezioni in tempo reale, durante la finestra di invio, senza alcun processo per gestire le lacune. Quelle che saranno meglio preparate saranno quelle che avranno già mappato le imperfezioni, documentato le misure provvisorie di mitigazione e costruito un workflow di rendicontazione che tenga conto di ciò che i dati possono e non possono fornire in modo affidabile.
La compliance al Sunshine Act italiano non richiede un’infrastruttura perfetta. Richiede un’infrastruttura onesta e la disciplina di costruire un processo intorno a ciò che si ha realmente, non a ciò che si prevede di avere.
C’è un foglio di calcolo, da qualche parte nel drive condiviso della vostra azienda, che contiene i nomi di tutti i medici che hanno partecipato a una cena negli ultimi sei mesi. Nessuno è del tutto sicuro di chi ne sia responsabile, le intestazioni delle colonne sono state rinominate due volte e tre persone ne hanno una propria copia locale. Questo non è un problema tecnologico. È un problema di compliance che la tecnologia ha permesso di rimandare.
Il Sunshine Act italiano richiederà qualcosa che i fogli di calcolo raramente sono in grado di garantire in modo affidabile su larga scala: una registrazione coerente, verificabile e marcata temporalmente di ogni trasferimento di valore (ToV) rendicontabile verso HCP e HCO, proveniente da più sistemi sorgente, riconciliata con anagrafiche HCP/HCO verificate e formattata per l’invio al registro Sanità Trasparente. Non è per questo che i fogli di calcolo sono stati creati. E le aziende che lo riconosceranno ora, invece che nel momento in cui proveranno a generare il loro primo report XML, avranno un vantaggio significativo rispetto a quelle che non lo faranno.
Perché “lo sistemeremo dopo la migrazione ERP” è la strategia sbagliata
Molte aziende italiane del settore life science sono consapevoli che i loro sistemi attuali non sono adeguati per la rendicontazione prevista dal Sunshine Act italiano. La risposta, in molti casi, è aspettare: aspettare l’implementazione di Salesforce prevista tra dodici mesi, l’aggiornamento SAP in pianificazione da due anni, o la migrazione ERP che è perennemente a sei mesi dal completamento.
È comprensibile. Ma è anche pericoloso. I progetti ERP (la migrazione ERP è il processo di trasferimento dei dati, dei processi e dei flussi di lavoro di un’organizzazione da un sistema di enterprise resource planning, ERP, a un altro) raramente rispettano le tempistiche previste. Una volta che l’obbligo di rendicontazione diventerà operativo, la prima scadenza non aspetterà che il vostro CRM completi la UAT. Le prime aziende che effettueranno l’invio lo faranno con i sistemi che hanno, non con i sistemi che avevano pianificato di avere. La domanda è se quei sistemi saranno in grado di produrre dati utilizzabili, oppure se qualcuno in Finance dovrà riconciliare manualmente tre esportazioni la sera prima della scadenza.
I tre sistemi di dati che contano davvero
Per molte aziende italiane di medie dimensioni del settore dei dispositivi medici o farmaceutico, il panorama dei dati relativi ai ToV non è infinitamente complesso. In genere si riduce a tre o quattro sistemi sorgente: un ERP per le transazioni finanziarie (SAP, Oracle o simili), uno strumento di gestione delle note spese (Concur è il più comune) e uno o più registri manuali, solitamente in Excel, per eventi, ospitalità e prestiti di apparecchiature.
La questione strategica non è come sostituire questi sistemi prima della scadenza del Sunshine Act italiano. È come estrarre, riconciliare e standardizzare il loro output in un unico dataset pronto per la rendicontazione. Questo è un esercizio di mappatura dei dati, non un progetto IT. Può essere svolto sui sistemi esistenti, senza attendere il completamento dei programmi di trasformazione, e può essere completato entro una tempistica realistica, a condizione che venga avviato con sufficiente anticipo.
Soluzioni intermedie che funzionano davvero
L’approccio più pratico nel breve termine per le aziende che devono affrontare la loro prima comunicazione di Italian Sunshine Reporting è verificare la completezza di ciascun sistema sorgente: acquisisce il codice fiscale dell’HCP o i dati identificativi dell’HCO? La data dell’attività? La natura del trasferimento? Per i campi mancanti o compilati in modo non coerente, un processo controllato di arricchimento dei dati, in cui le lacune note vengono colmate manualmente secondo procedure documentate, è più difendibile che non fare nulla e sperare che le omissioni passino inosservate.
Altrettanto importante è definire un unico punto di controllo. Anziché avere più funzioni che mantengono ciascuna i propri registri e li inviano in modo indipendente, i team Compliance dovrebbero individuare un punto centrale di raccolta, anche se per il momento si tratta di una cartella SharePoint ben governata, in cui tutti i file sorgente vengono depositati, versionati e controllati prima dell’inizio dell’elaborazione.
Le aziende che incontreranno difficoltà non saranno quelle con sistemi imperfetti. Ogni azienda ha sistemi imperfetti. Quelle che incontreranno difficoltà saranno quelle che scopriranno le proprie imperfezioni in tempo reale, durante la finestra di invio, senza alcun processo per gestire le lacune. Quelle che saranno meglio preparate saranno quelle che avranno già mappato le imperfezioni, documentato le misure provvisorie di mitigazione e costruito un workflow di rendicontazione che tenga conto di ciò che i dati possono e non possono fornire in modo affidabile.
La compliance al Sunshine Act italiano non richiede un’infrastruttura perfetta. Richiede un’infrastruttura onesta e la disciplina di costruire un processo intorno a ciò che si ha realmente, non a ciò che si prevede di avere.
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Noemi è Global Solutions Delivery Manager presso Vector Health Compliance, dove supporta la gestione dei progetti di trasparenza a livello globale. Il suo lavoro è focalizzato sull’accuratezza dei dati, sulle attività di remediation e sui requisiti di rendicontazione specifici per ciascun Paese, con particolare attenzione all’Italia. Ricopre un ruolo chiave nel coordinare le esigenze dei clienti con i team interni, garantendo risultati di reporting conformi e puntuali.
Vector Health Compliance
Il principale partner italiano per la conformità al Sunshine Act