I vostri sistemi sorgente non sono pronti per il Sunshine Reporting: ecco cosa fare
Author
May Khan è a capo del team Compliance Services di Vector Health, un’azienda SaaS focalizzata sulla conformità nel settore delle scienze biologiche. La sua esperienza include reporting sulla trasparenza globale, strategia Sunshine Act e monitoraggio del rischio per gli operatori sanitari. In Vector, coordina team interfunzionali focalizzati sull’integrità dei dati, sul servizio clienti e sull’allineamento normativo
Vector Health Compliance
Il principale partner italiano per la conformità al Sunshine Act
Se la vostra istanza SAP non è in grado di indicare quali fornitori siano HCP, e se le esportazioni da Concur utilizzano quattro denominazioni diverse per lo stesso campo dati, non siete i soli. La preparazione dei sistemi sorgente è la sfida tecnica più sottovalutata nell’ambito della rendicontazione della trasparenza in Italia, ma esiste una soluzione pragmatica.
Quando le aziende Life Sciences italiane iniziano a prepararsi alla rendicontazione prevista da Sanità Trasparente, la conversazione arriva quasi sempre allo stesso punto critico: qualcuno apre il sistema ERP o il sistema di gestione delle note spese e scopre che non è mai stato progettato pensando agli obblighi di transparency reporting.
Campi richiesti dall’Italian Sunshine Act, come il codice fiscale dell’HCP, la qualifica professionale, la data di nascita, i dettagli relativi all’albo professionale e altre informazioni identificative, possono essere assenti, compilati in modo incoerente o nascosti all’interno di convenzioni di denominazione non standardizzate. Il Registro Telematico e le specifiche tecniche del Ministero della Salute per la trasmissione dei file XML richiedono un elevato livello di standardizzazione dei dati. Ciò che molte aziende riscontrano, invece, è frammentazione.
Il contesto del problema
Una tipica azienda Life Sciences italiana interagisce con HCP e HCO attraverso diverse funzioni aziendali: Medical Affairs gestisce i programmi con speaker, i team commerciali processano le sponsorizzazioni congressuali, Finance gestisce i grant istituzionali e un provider ECM terzo può occuparsi degli eventi di formazione continua. Ogni funzione può utilizzare un sistema diverso — SAP, Concur, Zucchetti, Excel o persino registri cartacei — e ciascun sistema può raccogliere i dati in formati leggermente differenti.
Il problema dei dati anagrafici degli HCP è particolarmente rilevante. A differenza di alcuni mercati in cui l’infrastruttura pubblica per la trasparenza è più consolidata, in Italia non esiste ancora un database nazionale degli HCP ampiamente adottato per finalità di compliance. Ciò significa che le aziende devono costruire e mantenere internamente i propri record anagrafici degli HCP, tracciando nomi, codici fiscali, categorie professionali e indirizzi, con limitati riferimenti esterni disponibili per la validazione.
L’approccio pragmatico: soluzioni temporanee prima di interventi strutturali
La risposta corretta alle lacune dei sistemi sorgente non è, nella maggior parte dei casi, richiedere immediatamente un aggiornamento di SAP o una migrazione completa della piattaforma. Questo percorso richiede anni e budget che la maggior parte dei team compliance non può gestire autonomamente. L’approccio pratico consiste nell’identificare dove soluzioni temporanee di breve periodo possano colmare il divario, mentre in parallelo vengono pianificati miglioramenti di sistema più strutturali.
Ad esempio, se l’ERP aziendale non dispone di un flag per distinguere i fornitori HCP dai fornitori ordinari, un’estrazione Excel supplementare con classificazione manuale di quel sottoinsieme può essere del tutto sufficiente per il primo ciclo di rendicontazione. Se mancano i codici fiscali per un numero limitato di HCP, tali record possono essere validati e completati manualmente, senza avviare una ricostruzione completa del database. Non si tratta di compromessi, ma di risposte proporzionate che consentono di mantenere il calendario di compliance in linea con le scadenze.
L’elemento essenziale è documentare chiaramente queste soluzioni intermedie, affinché, quando i dati vengono rivisti, corretti e predisposti nel file XML richiesto per la trasmissione al portale Sanità Trasparente, esista un audit trail chiaro per ogni decisione adottata.
Il rilevamento degli errori non è facoltativo
Anche i sistemi ben mantenuti producono errori su larga scala. Valori negativi, campi mancanti, voci duplicate, formati data errati e centri di costo assegnati in modo non corretto sono comuni anche in aziende convinte di disporre di dati puliti. L’applicazione di logiche automatizzate di rilevamento degli errori prima che i dati raggiungano la fase di trasmissione XML può ridurre in modo significativo il rischio di rigetti tecnici, cicli di correzione e attività di remediation dell’ultimo minuto.
Come accade per il Sunshine reporting negli Stati Uniti nell’ambito di Open Payments, le aziende che investono tempestivamente nella qualità dei dati, nella validazione e nei workflow di revisione sono meglio posizionate per gestire le scadenze di trasmissione, la gestione delle contestazioni e l’auditabilità.
Pronti a garantire la piena compliance con l’Italian Sunshine reporting? Programmate un incontro con i nostri esperti per discutere come possiamo supportare le esigenze della vostra organizzazione.
Se la vostra istanza SAP non è in grado di indicare quali fornitori siano HCP, e se le esportazioni da Concur utilizzano quattro denominazioni diverse per lo stesso campo dati, non siete i soli. La preparazione dei sistemi sorgente è la sfida tecnica più sottovalutata nell’ambito della rendicontazione della trasparenza in Italia, ma esiste una soluzione pragmatica.
Quando le aziende Life Sciences italiane iniziano a prepararsi alla rendicontazione prevista da Sanità Trasparente, la conversazione arriva quasi sempre allo stesso punto critico: qualcuno apre il sistema ERP o il sistema di gestione delle note spese e scopre che non è mai stato progettato pensando agli obblighi di transparency reporting.
Campi richiesti dall’Italian Sunshine Act, come il codice fiscale dell’HCP, la qualifica professionale, la data di nascita, i dettagli relativi all’albo professionale e altre informazioni identificative, possono essere assenti, compilati in modo incoerente o nascosti all’interno di convenzioni di denominazione non standardizzate. Il Registro Telematico e le specifiche tecniche del Ministero della Salute per la trasmissione dei file XML richiedono un elevato livello di standardizzazione dei dati. Ciò che molte aziende riscontrano, invece, è frammentazione.
Il contesto del problema
Una tipica azienda Life Sciences italiana interagisce con HCP e HCO attraverso diverse funzioni aziendali: Medical Affairs gestisce i programmi con speaker, i team commerciali processano le sponsorizzazioni congressuali, Finance gestisce i grant istituzionali e un provider ECM terzo può occuparsi degli eventi di formazione continua. Ogni funzione può utilizzare un sistema diverso — SAP, Concur, Zucchetti, Excel o persino registri cartacei — e ciascun sistema può raccogliere i dati in formati leggermente differenti.
Il problema dei dati anagrafici degli HCP è particolarmente rilevante. A differenza di alcuni mercati in cui l’infrastruttura pubblica per la trasparenza è più consolidata, in Italia non esiste ancora un database nazionale degli HCP ampiamente adottato per finalità di compliance. Ciò significa che le aziende devono costruire e mantenere internamente i propri record anagrafici degli HCP, tracciando nomi, codici fiscali, categorie professionali e indirizzi, con limitati riferimenti esterni disponibili per la validazione.
L’approccio pragmatico: soluzioni temporanee prima di interventi strutturali
La risposta corretta alle lacune dei sistemi sorgente non è, nella maggior parte dei casi, richiedere immediatamente un aggiornamento di SAP o una migrazione completa della piattaforma. Questo percorso richiede anni e budget che la maggior parte dei team compliance non può gestire autonomamente. L’approccio pratico consiste nell’identificare dove soluzioni temporanee di breve periodo possano colmare il divario, mentre in parallelo vengono pianificati miglioramenti di sistema più strutturali.
Ad esempio, se l’ERP aziendale non dispone di un flag per distinguere i fornitori HCP dai fornitori ordinari, un’estrazione Excel supplementare con classificazione manuale di quel sottoinsieme può essere del tutto sufficiente per il primo ciclo di rendicontazione. Se mancano i codici fiscali per un numero limitato di HCP, tali record possono essere validati e completati manualmente, senza avviare una ricostruzione completa del database. Non si tratta di compromessi, ma di risposte proporzionate che consentono di mantenere il calendario di compliance in linea con le scadenze.
L’elemento essenziale è documentare chiaramente queste soluzioni intermedie, affinché, quando i dati vengono rivisti, corretti e predisposti nel file XML richiesto per la trasmissione al portale Sanità Trasparente, esista un audit trail chiaro per ogni decisione adottata.
Il rilevamento degli errori non è facoltativo
Anche i sistemi ben mantenuti producono errori su larga scala. Valori negativi, campi mancanti, voci duplicate, formati data errati e centri di costo assegnati in modo non corretto sono comuni anche in aziende convinte di disporre di dati puliti. L’applicazione di logiche automatizzate di rilevamento degli errori prima che i dati raggiungano la fase di trasmissione XML può ridurre in modo significativo il rischio di rigetti tecnici, cicli di correzione e attività di remediation dell’ultimo minuto.
Come accade per il Sunshine reporting negli Stati Uniti nell’ambito di Open Payments, le aziende che investono tempestivamente nella qualità dei dati, nella validazione e nei workflow di revisione sono meglio posizionate per gestire le scadenze di trasmissione, la gestione delle contestazioni e l’auditabilità.
Pronti a garantire la piena compliance con l’Italian Sunshine reporting? Programmate un incontro con i nostri esperti per discutere come possiamo supportare le esigenze della vostra organizzazione.
Author
May Khan è a capo del team Compliance Services di Vector Health, un’azienda SaaS focalizzata sulla conformità nel settore delle scienze biologiche. La sua esperienza include reporting sulla trasparenza globale, strategia Sunshine Act e monitoraggio del rischio per gli operatori sanitari. In Vector, coordina team interfunzionali focalizzati sull’integrità dei dati, sul servizio clienti e sull’allineamento normativo
Vector Health Compliance
Il principale partner italiano per la conformità al Sunshine Act