Wanneer een Internationale Bijeenkomst met Zorgprofessionals (ZP) een Compliance Nachtmerrie Wordt

Voor veel life sciences-bedrijven werkt transparantierapportage prima binnen een thuismarkt. Systemen in de VS, bijvoorbeeld, beheren Open Payments al meer dan tien jaar. Kostenbeheersystemen zijn geïntegreerd, identificatiegegevens zoals NPI’s zijn toegewezen en lokale rapportagedrempels zijn goed begrepen. Maar grensoverschrijdende activiteit legt hiaten bloot die niet duidelijk waren in een opzet voor één land.

Identificatiegegevens en Systeembeperkingen

De eerste uitdaging? Verschillende landen, verschillende identificatiegegevens. De VS gebruikt NPI’s, Frankrijk vertrouwt op RPPS-nummers, België heeft zijn eigen unieke codes en Italië, voordat de nieuwe Sunshine Law volledig wordt ingevoerd, is nog steeds afhankelijk van sectorspecifieke codes zoals EFPIA of Confindustria. De meeste systemen zijn niet gebouwd om deze variaties tegelijkertijd te verwerken.

Dan is er nog de valuta. Kosten die in USD zijn vastgelegd, moeten nauwkeurig worden omgerekend voor lokale rapportage. In ons voorbeeld in Madrid moet de vergoeding van een Italiaanse ZP voor EFPIA-rapportage worden vertaald naar EUR, terwijl deze intern nog steeds in USD wordt bijgehouden. Slaat u een stap over, dan kunnen de cijfers enorm opgeblazen of ondergerapporteerd lijken, een rode vlag voor zowel auditors als toezichthouders.

Regelgevende Goedkeuringen en Pre-Evenement Horden

Zelfs een eendaagse bijeenkomst kan meerdere regelgevende verplichtingen activeren:

Frankrijk Als de vergoeding van een ZP meer dan € 2.000 bedraagt, is voorafgaande goedkeuring van de Franse Medische Raad (CNOM) vereist — twee maanden van tevoren. Plant u een evenement zonder die goedkeuring, dan loopt u al achter.

België België vereist voorafgaande goedkeuring van de hospitality voor ZP’s via een Mdeon-visumaanvraag. Deadlines variëren: 15 dagen voor standaardevenementen, zes werkdagen voor kleinere of multinationale groepen. De maxima voor accommodatie en maaltijden zijn strikt — zelfs een lichte overschrijding is een inbreuk op de compliance.

Italië Hoewel de nieuwe Italiaanse Sunshine Law nog niet volledig van kracht is, moeten bedrijven nog steeds coördineren met lokale brancheorganisaties om de uitgaven te rapporteren. Historische hiaten, indien niet correct bijgehouden, kunnen compliance-hoofdpijn worden zodra de rapportage verplicht is.

De Werkelijke Kosten: Meer dan Geld

Het is gemakkelijk om grensoverschrijdende compliance-kosten puur in financiële termen te zien. Maar in werkelijkheid strekt de last zich uit tot:

• Tijd en middelen: Compliance officers worden plotseling mondiale evenementmanagers.
• Operationele stress: Meerdere systemen en handmatige conversies verhogen het risico op fouten.
• Auditrisico: Verkeerde rapportage van identificatiegegevens, bedragen of goedkeuringen kan leiden tot controle door toezichthouders.
• Strategische impact: Vertragingen of fouten kunnen cruciale klinische activiteiten of relaties met belangrijke ZP’s doen stagneren.

Zelfs een enkele, ogenschijnlijk eenvoudige bijeenkomst kan de kosten exponentieel vermenigvuldigen wanneer de regelgevende vereisten in verschillende landen botsen.

Het Beheren van de Complexiteit

Bedrijven die deze uitdagingen met succes het hoofd bieden, centraliseren vaak grensoverschrijdende compliance-processen. Best practices omvatten:

• Het creëren van een globaal coördinatiepunt voor de verzameling van ZP-gegevens.
• Het standaardiseren van valutaconversies en rapportagedrempels.
• Het vooraf monitoren van pre-goedkeuringstermijnen om last-minute stress te voorkomen.
• Het produceren van output op maat voor het specifieke rapportageformaat van elk land, van EFPIA-sjablonen tot CNOM- en Mdeon-indieningen.

Dit gaat niet alleen over technologie — het gaat over strategie, vooruitziendheid en het kiezen van de juiste partners die de nuances van grensoverschrijdende rapportage begrijpen.

Slotgedachten

Grensoverschrijdende evenementen onthullen de verborgen kosten waarmee compliance-systemen voor één land zelden rekening houden. Identificatiegegevens, valuta’s en voorafgaande goedkeuringen lijken misschien klein, maar wanneer ze worden vermenigvuldigd over verschillende jurisdicties, kunnen ze zelfs de eenvoudigste bijeenkomst doen ontsporen.

De les is duidelijk: mondiale activiteiten vereisen mondiale systemen. Lokale comfortzones volstaan niet meer. Geavanceerde planning, centralisatie en deskundige begeleiding zijn geen luxe — het zijn noodzakelijkheden om compliant te blijven en tegelijkertijd de operaties soepel te laten verlopen.