Complessità dei pagamenti transfrontalieri: come orientarsi tra i requisiti di trasparenza multinazionali

Vediamolo più da vicino. Come spesso accade con ciò che è complesso, può essere utile ricorrere a un caso di studio fittizio per semplificare ciò che altrimenti appare come puro caos.

La zona di comfort locale

Negli Stati Uniti, la rendicontazione sulla trasparenza è in vigore da oltre un decennio, a partire dal 2013. Oggi una società farmaceutica di dimensioni medie ha probabilmente i propri sistemi configurati in modo ragionevolmente adeguato. I sistemi di gestione delle spese e di contabilità fornitori sono integrati per raccogliere i dati dei professionisti sanitari (HCP) e classificare la “natura del pagamento” a beneficio dei team di rendicontazione aggregata.

Requisiti statali? Forse gestiti manualmente. In fondo, il volume di attività a livello statale è di solito basso, e le soluzioni manuali sembrano sufficienti. La mentalità è: siamo piccoli, non abbiamo bisogno di configurazioni complesse.

E poi, come in un brusco cambio di musica, fanno capolino le attività transfrontaliere.

Oops…Madrid?

Immaginate questo scenario: il team compliance scopre all’improvviso che è previsto un incontro del comitato direttivo di uno studio clinico in Europa. Nessun problema, solo un evento di un giorno a Madrid. Ma la lista degli invitati? Comprende sperimentatori provenienti da Francia, Belgio e Italia… e un HCP italiano che, per coincidenza, arriva dalla Corea del Sud.

Cosa potrebbe mai andare storto?

Molto, anzi moltissimo.

Sistemi progettati per un solo paese, non per molti

Il sistema di rendicontazione delle spese dell’azienda è configurato per gli Stati Uniti, ad esempio con gli NPI (National Provider Identifiers). Ma in Francia si usano i numeri RPPS, in Belgio esistono identificativi propri, e in Italia… beh, prima dell’entrata in vigore del nuovo Sunshine Act, la rendicontazione avviene tramite codici di settore come EFPIA o Confindustria, quindi al momento, di fatto, nessun identificativo.

E nulla di tutto ciò è configurato nel sistema.

Anche la valuta è un grattacapo. Nel sistema, tutto è impostato di default in dollari statunitensi. Ma il rimborso dell’HCP italiano è in Won Sudcoreani (KRW), che devono in qualche modo essere convertiti in euro per l’EFPIA, pur restando tracciati in USD nel sistema di rendicontazione delle spese. Se qualcuno dimentica la conversione manuale, all’improvviso il rimborso appare gonfiato di più volte rispetto al reale.

Quello che doveva essere un “semplice” incontro di un giorno si è trasformato in un incubo di compliance.

Mal di testa di compliance tra Francia, Belgio e Italia

Francia (Autorizzazione CNOM)

In Francia, se il valore del contratto per un HCP supera i 2.000 €, è richiesta un’autorizzazione preventiva da parte del CNOM (Conseil National de l’Ordre des Médecins). E non si tratta di una semplice pratica online: deve essere presentata almeno due mesi prima.

Peccato che ormai sia troppo tardi: l’incontro di Madrid è tra soli 15 giorni. Tra voli, hotel e onorari, la soglia dei 2.000 € è già inevitabilmente superata. Improvvisamente il team compliance si ritrova a dover giustificare perché l’autorizzazione non sia stata richiesta nei tempi e se l’evento possa addirittura svolgersi senza rischiare la non conformità.

Belgio (Visto Mdeon)

Il Belgio alza ulteriormente l’asticella. Qualsiasi forma di ospitalità offerta a HCP belgi richiede la cosiddetta domanda di visto Mdeon. Non si tratta di un visto di viaggio, ma di un processo di pre-autorizzazione regolatoria per gli eventi. E, anche in questo caso, non è una pratica che si possa improvvisare all’ultimo momento: le domande devono essere presentate almeno 15 giorni prima dell’evento.

L’unica eccezione è se i partecipanti sono meno di 15 (tra HCP e rappresentanti aziendali) e di nazionalità diverse: in quel caso bastano 6 giorni lavorativi prima. Dunque, con il Belgio, la nostra azienda fittizia ha ancora qualche speranza…

Ma il Belgio applica alcuni dei limiti più severi in Europa in materia di ospitalità:

• 45 € per il pranzo
• 90 € per la cena (bevande incluse)
• 135 € come tetto massimo giornaliero
• 250 € per notte come limite per l’alloggio

Immaginate la scena: avete prenotato un hotel nel centro di Madrid a 275 € a notte, perché durante la settimana del congresso non c’era nulla di più economico disponibile. Troppo tardi ormai, l’HCP ha già il biglietto in mano. Basta un passo falso, una cena leggermente oltre budget, e all’improvviso l’azienda ha superato i limiti imposti dal Belgio.

Italia (Fase di transizione pre-Sunshine)

Prima che il Sunshine Act italiano entri pienamente in vigore, gli obblighi di rendicontazione ricadono sui codici di settore. Questo richiede coordinamento con le associazioni di categoria locali, che spesso utilizzano portali e formati di presentazione differenti.

E qui arriva il punto critico: una volta che la nuova legge sarà operativa, le aziende dovranno essere pronte a trasmettere i dati strutturati direttamente al Ministero della Salute. Se i sistemi non verranno aggiornati in tempo, potrebbero emergere lacune storiche in un secondo momento. Immaginate di dover colmare quei vuoti sotto la lente delle autorità, e magari a livello transfrontaliero. Non esattamente piacevole.

Quando la compliance diventa gestione eventi

Quello che era iniziato come un semplice convegno si è trasformato in:

1. Tre diversi obblighi di rendicontazione (Francia, Belgio, Italia).
2. Requisiti multipli di raccolta dati (NPI vs. RPPS vs. nessun identificativo).
3. Conversioni valutarie tra quattro denominazioni (USD, EUR, KRW e potenzialmente altre, se cambiano le rotte di viaggio).
4. Pre-autorizzazioni regolatorie (CNOM e Mdeon) che richiedono pianificazione con largo anticipo rispetto allo svolgimento dell’evento.

E chi si occupa di tutto questo? Compliance? Legale? Le affiliate fantasma che in quei Paesi nemmeno esistono? All’improvviso, il compliance officer della sede centrale negli Stati Uniti si ritrova a vestire i panni di coordinatore globale dell’evento, traduttore regolatorio e project manager—il tutto per un unico incontro.

Uno sguardo d’insieme: più domande che risposte

Questo caso fittizio illustra una dinamica molto reale: non appena le aziende oltrepassano il proprio mercato domestico, la complessità transfrontaliera cresce in modo esponenziale. Ogni giurisdizione ha le proprie peculiarità, identificativi unici, soglie di valore differenti, formati di rendicontazione specifici e tempistiche di approvazione variabili.

Solleva più domande che risposte:

• Come possono i team globali prepararsi con largo anticipo?
• Chi ha la responsabilità delle spese transfrontaliere: la sede centrale negli Stati Uniti o l’“affiliata fantasma” in Europa?
• Come possono le aziende prevedere i requisiti di pre-autorizzazione quando le business unit programmano eventi con breve preavviso?

E, soprattutto: come possono le aziende garantire accuratezza e coerenza attraverso decine di quadri normativi, senza affogare in soluzioni manuali e rattoppi operativi?

Soluzioni possibili: centralizzazione e standardizzazione

Lo scopo di questo testo non è offrire una soluzione unica valida per tutti, ma vale la pena riflettere su ciò che spesso funziona nella pratica.

Le aziende che cercano di destreggiarsi tra decine di obblighi di rendicontazione imparano presto che rattoppare sistemi locali non è una strategia sostenibile. Ciò che tende a funzionare meglio è spostarsi verso un unico punto di coordinamento globale, una fonte centrale in grado di:

• Coordinare la raccolta e la cadenza dei dati sugli HCP in modo coerente tra i diversi Paesi, integrando gli identificativi locali.
• Applicare le conversioni valutarie in maniera standardizzata, per evitare valori gonfiati o sottostimati.
• Monitorare le soglie specifiche per paese e le tempistiche di pre-autorizzazione, prima che diventino sorprese dell’ultimo minuto.
• Generare output conformi ai formati di disclosure richiesti dai vari mercati, che siano CSV, pipe-delimited, XML (strizzando l’occhio agli italiani), template EFPIA o pratiche di autorizzazione CNOM/Mdeon.

Questo approccio non riguarda soltanto la tecnologia, ma consiste soprattutto nell’avere un partner che comprenda le sfumature della rendicontazione transfrontaliera e sappia portare ordine in un mosaico altrimenti frammentato.

Considerazioni finali

La rendicontazione transfrontaliera sulla trasparenza è un classico esempio di complessità in movimento. Le regole di ciascun Paese possono avere una logica a livello locale, ma messe insieme creano un mosaico quasi impossibile da gestire senza visione d’insieme e un’infrastruttura adeguata.

Il nostro incontro fittizio di Madrid dimostra come un singolo evento possa attivare obblighi di rendicontazione in quattro Paesi, mettere in luce lacune di sistema e richiedere autorizzazioni regolatorie che nessuno aveva segnalato in tempo.

La vera lezione? Le attività globali richiedono sistemi globali. Le zone di comfort locali non bastano più. Per le aziende che operano in più giurisdizioni, centralizzazione e pianificazione non sono un lusso, ma una necessità.

E se non esiste una soluzione semplice, l’esperienza dimostra che collaborare con il partner globale giusto—capace di anticipare, tradurre e standardizzare oltre i confini—può fare la differenza tra inseguire le emergenze e giocare d’anticipo.