Hoe het Nederlandse Sunshine Reporting Europa’s transparantielandschap vormgeeft

De Stichting Code Geneesmiddelenreclame (CGR) vertaalde dit beleidsvoornemen in 2011 in de praktijk door in nauwe samenspraak met stakeholders een transparantiecode op te stellen. Kort daarna volgden de codes voor medische hulpmiddelen (GMH) en diergeneesmiddelen (CAVP), waarmee de basis werd gelegd voor het huidige centrale Transparantieregister Zorg (TRZ). Sinds 2013 publiceert dit register jaarlijks de meldingen van betalingen en waardetransfers, beheerd door de onafhankelijke Stichting TRZ.

Deze geschiedenis plaatst Nederland in een interessante middenpositie binnen het Europese transparantielandschap: een lang bestaand, centraal register dat voortkomt uit zelfregulering, maar waar de roep om stevigere wettelijke verankering steeds sterker wordt. Begrijpen hoe het Nederlandse systeem werkt, wat moet worden gemeld en welke veranderingen op komst kunnen zijn, is essentieel voor compliance-teams die zowel lokaal als in EU-verband actief zijn.

Wie moet rapporteren en welke drempelwaarden gelden

De rapportageverplichtingen in Nederland vloeien voort uit zelfregulerende gedragscodes: de Code Geneesmiddelenreclame (CGR) en de Gedragscode Medische Hulpmiddelen (GMH). Deze verplichten aangesloten bedrijven om bepaalde financiële relaties openbaar te maken.

In de praktijk worden de meldingen jaarlijks aangeleverd bij het centrale Transparantieregister. De aanlevering vindt plaats tussen januari en juni, met publicatie in juli. De GMH-code hanteert een meldingsdrempel van €500 per kalenderjaar per ontvanger, terwijl de CGR de rapportage van specifiek aangewezen categorieën van waardetransfers vereist. Dit hybride model — centrale publicatie door de Stichting TRZ, maar branchegestuurde rapportageregels — is een kenmerk van de Nederlandse aanpak.

Wat wordt gerapporteerd: categorieën en terugkerende aandachtspunten

Typische categorieën die in het Transparantieregister worden opgenomen zijn:

• Adviesvergoedingen aan zorgprofessionals
• Sprekershonoraria en vergoedingen voor deelname aan bijeenkomsten
• Subsidies en donaties aan zorginstellingen
• Sponsoring van congressen en educatieve activiteiten
• Financiële steun aan patiëntenorganisaties

De vermeldingen tonen de categorie van samenwerking en het bedrag per jaar, gepubliceerd op niveau van zorgverlener/zorginstelling of in geaggregeerde vorm, afhankelijk van de situatie. Er kan gezocht worden op zorgverlener of instelling, niet op bedrijf.

In het Transparantieregister Zorg worden opgenomen:

• De naam van de betrokken zorgverlener (arts, apotheker of verpleegkundige), het samenwerkingsverband (bijv. wetenschappelijke vereniging) of de instelling (ziekenhuis, patiëntenorganisatie);
• De naam van het betrokken bedrijf;
• De aard van de financiële relatie (bijv. dienstverlening of sponsoring);
• Het totaalbedrag of de vergoeding die het bedrijf dat jaar per afzonderlijke relatie heeft betaald. Het register specificeert niet wie dit bedrag precies ontvangt; vaak gaat de betaling naar de instelling of het samenwerkingsverband en niet rechtstreeks naar de zorgverlener;
• Het jaar waarin de financiële relatie heeft plaatsgevonden.

Handhaving, verantwoording en juridische basis — een veranderend beeld

Jarenlang vertrouwde Nederland op zelfregulerende handhaving (codecommissies, branchetoezicht, reputatiegevolgen) en niet op wettelijke sancties bij het niet melden van waardetransfers. De verplichting om financiële relaties boven de €500 jaarlijks te melden in het Transparantieregister Zorg is gebaseerd op zelfregulering en niet op wetgeving. Overtreding van reclameregels kan daarentegen wel leiden tot bestuurlijke boetes onder de Geneesmiddelenwet. Voor compliance-teams betekent dit dat de handhaving van transparantie in de praktijk reputatiegedreven is. Eventuele toekomstige wetgeving zou een ingrijpende verandering betekenen ten opzichte van het huidige kader.

Vergelijking en interoperabiliteit met EU-kaders

Op EU-niveau worden de transparantiepraktijken grotendeels bepaald door de EFPIA Disclosure Code en nationale registers in de lidstaten. Het Nederlandse centrale register is relatief volwassen in vergelijking met landen die nog uitsluitend vertrouwen op bedrijfsgebonden openbaarmaking, en biedt stakeholders het voordeel van één centrale, doorzoekbare bron. Toch leiden verschillen in definities, drempels en rapportageperiodes ertoe dat internationaal opererende bedrijven meerdere rapportageprocessen en taxonomieën moeten combineren (en soms gebruik maken van tools zoals de European Gateway om over landsgrenzen heen inzicht te creëren).

Praktische implicaties voor bedrijven en compliance-leiders

1. Datagovernance is cruciaal. Het Nederlandse register verwacht detail op ontvanger-niveau. Om fouten te voorkomen moeten bedrijven CRM-, finance- en medisch-affairs-systemen goed op elkaar afstemmen en standaardclassificaties hanteren voor bijvoorbeeld bijeenkomsten, consultancy en educatieve ondersteuning. Sterke masterdata voorkomt herstelwerk bij de melding.
2. Afstemming met dochterondernemingen is noodzakelijk. Grensoverschrijdende sponsoring of financiering door het moederbedrijf kan Nederlandse meldingsverplichtingen oproepen. Zonder duidelijke beslisregels bestaat het risico op dubbelingen of omissies. Heldere attributieregels zorgen voor consistente rapportage.
3. Voorbereiden op verandering. Nu beleidsmakers de intentie hebben uitgesproken richting wetgeving te gaan, doen bedrijven er goed aan hun huidige processen al te toetsen aan mogelijke wettelijke eisen. Kleine verbeteringen (zoals audittrails, opt-outs/consent waar relevant, duidelijkere servicecontracten) kunnen nu al voordeel opleveren.

Conclusie

Nederland laat een pragmatisch, gecentraliseerd model voor transparantie zien: een goed ingeburgerd publiek register, gebaseerd op branchecodes, maar in beweging richting wettelijke verankering. Voor compliance-teams betekent dit drie prioriteiten: schone data, consequente regels tussen dochterondernemingen en voorbereiding op wetgeving. Wie dat goed op orde heeft, voldoet niet alleen aan de Nederlandse verwachtingen, maar positioneert zich ook sterk in een Europa waar transparantie steeds meer geharmoniseerd wordt, maar nog altijd nationale verschillen kent.