Comment les équipes juridiques peuvent soutenir un reporting XML précis

Les équipes juridiques sont souvent sollicitées à la dernière minute dans le cadre du reporting Sunshine Act, appelées à examiner des extractions de données qu’elles n’ont pas produites et à interpréter des erreurs XML qu’elles n’ont pas causées.

Ce sont également elles qui doivent expliquer pourquoi un accord ne correspond pas à une déclaration, pourquoi une clause a été interprétée différemment, ou pourquoi une erreur de données apparemment mineure pourrait exposer l’entreprise à un examen public.

Mais la réalité est la suivante : les équipes juridiques n’ont pas besoin de se perdre dans des modèles de données ou des schémas XML pour avoir un impact déterminant sur le reporting de transparence. Leur rôle n’est pas de construire les fichiers, mais d’en assurer la défendabilité juridique.

Alors que l’entrée en application complète de la Sunshine Act italienne semble imminente, la collaboration entre la conformité et le juridique n’a jamais été aussi essentielle. L’exactitude de l’XML est technique, mais la responsabilité qui en découle est juridique.

Le véritable rôle de la fonction juridique dans le Sunshine Reporting

En vertu de la Sunshine Act italienne, chaque transaction déclarée qui atteint les seuils prévus par la loi – qu’il s’agisse d’un parrainage de congrès de € 200  ou d’un contrat de conseil pluriannuel – devient une déclaration juridique publique.
Il s’agit d’une affirmation de fait susceptible d’être auditée, contestée ou citée.

C’est là que la fonction juridique apporte une réelle valeur ajoutée, en veillant à ce que :

• Les contrats soient alignés avec les définitions de déclaration, afin que les paiements classés comme conventions reflètent fidèlement leur objet juridique.
  
• Les obligations relatives au consentement et à la protection des données soient correctement intégrées dans les accords conclus avec les professionnels et organisations de santé.
  
• Une cohérence interprétative soit maintenue, évitant qu’une filiale qualifie un honoraire de recherche de conseil  tandis qu’une autre le déclare comme parrainage.

En résumé : la conformité gère les données, mais le juridique en définit le sens.

Quatre leviers pour renforcer la précision de l’XML — sans gérer les données

1. Interpréter les zones grises

De nombreuses erreurs XML résultent d’incertitudes sur ce qui doit être déclaré, plutôt que sur la manière de le déclarer. Par exemple : à partir de quand une subvention éducative devient-elle un “transfert de valeur” ? Les frais de déplacement payés par un tiers doivent-ils être déclarés ?
Les équipes juridiques peuvent publier des notes d’interprétation ou des lignes directrices afin d’aider la conformité à classifier les dépenses de manière cohérente dans l’ensemble de l’organisation.

2. Intégrer la transparence dans les contrats

Lorsque des champs de reporting tels que objet , valeur et durée  sont intégrés dans les modèles contractuels standard, les données pertinentes sont capturées dès l’origine.
Les équipes juridiques peuvent adapter les modèles contractuels à la terminologie de la Sunshine Act italienne, réduisant ainsi les retraitements lors de l’extraction des données.

3. Gouverner les exceptions, pas chaque enregistrement

Le juridique ne doit pas être noyé dans des tableurs. Il est préférable de mettre en place un processus de revue par niveaux : la conformité gère les déclarations courantes, tandis que le juridique intervient uniquement en cas d’exception (soumissions tardives, paiements atypiques ou relations à forte valeur). Cette approche garantit un contrôle efficace sans surcharge.

4. Anticiper les risques de publication

Une fois publiées, les données de transparence deviennent un élément de réputation. Le juridique peut collaborer avec les équipes communication et conformité pour identifier les déclarations potentiellement sensibles — par exemple des honoraires de conseil inhabituellement élevés ou des schémas susceptibles d’attirer l’attention externe — et préparer une documentation ou une communication proactive.

Une collaboration sans chevauchement

Les cadres de conformité les plus solides reposent sur une définition claire des rôles.
La conformité est responsable du processus opérationnel : collecte des données, validation de l’XML et gestion des soumissions.
Le juridique apporte l’interprétation, la gouvernance et la protection.

Lorsque ces rôles se chevauchent, des difficultés apparaissent : le juridique devient un point de blocage ou la conformité avance sans le contexte juridique nécessaire.
Le modèle le plus efficace repose sur une collaboration structurée : réunions d’alignement régulières, critères d’escalade prédéfinis et tableaux de bord partagés offrant au juridique une visibilité sans l’impliquer dans la gestion des données.

De l’exactitude des données à l’assurance juridique

À mesure que le reporting XML évolue d’une phase pilote vers un régime de publication pleinement public, le rôle du juridique continuera de s’étendre.
Chaque fichier soumis sur le portail Sanità Trasparente comporte des implications juridiques, depuis la qualification des transactions jusqu’à la justification des exceptions et la gestion des corrections.

Pour les organisations tournées vers l’avenir, renforcer la fonction juridique ne signifie pas l’impliquer dans les tâches liées aux données, mais construire un écosystème de conformité juridiquement solide, transparent et prêt pour l’avenir.

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