Perché l’accuratezza, e non solo la “qualità”, è fondamentale nei dati di spesa

L’accuratezza è ciò che collega i dati dichiarati da un’azienda alle sue azioni, politiche e intenzioni. Quando si parla di trasparenza nella rendicontazione delle spese, i dati trasmessi rappresentano spesso l’unico riflesso visibile all’esterno di quanto un’azienda metta davvero in pratica ciò che afferma. Più quei dati si discostano dalla realtà, meno l’azienda appare affidabile – indipendentemente dalle sue reali intenzioni.

Useremo comunque il termine “qualità”, perché è quello comunemente riconosciuto nel settore, ma teniamo a mente che ciò che stiamo davvero valutando è quanto i dati riflettano fedelmente la realtà.

Qualità dei dati lungo l’intero ciclo di vita della spesa

La qualità dei dati di spesa non riguarda solo gli importi, ma anche il chi, cosa, quando, dove e perché — ed è rilevante in ogni fase del ciclo di vita della spesa. Vediamolo nel dettaglio:

1. Prima dell’attività o prima dell’interazione con gli HCP

Questa è la fase decisionale: selezione degli HCP, assegnazione di grant, avvio di collaborazioni cliniche. L’accuratezza in questa fase dipende in gran parte dai master data. Il destinatario è identificato correttamente? Le sue abilitazioni sono valide? È soggetto a sanzioni?

Se mancano informazioni chiave fin dall’inizio, il rischio è quello di arrivare a una rendicontazione imprecisa. Dati puliti e verificati in questa fase permettono di scegliere le persone giuste per le giuste motivazioni, e garantiscono che le decisioni siano documentate in modo da supportare la trasparenza nelle fasi successive.

2. Dopo l’attività o dopo l’interazione con gli HCP

È qui che spesso le cose si complicano. Una volta svolta l’attività, la spesa viene registrata — a volte tramite strumenti di nota spese come SAP Concur, altre volte da fornitori esterni e, talvolta… in semplici fogli Excel.

La vera sfida in questa fase è raccogliere un contesto completo e accurato, soprattutto per:

• Spese ad hoc (es. partecipanti a un meeting), in cui i destinatari non sono noti in modo strutturato
• Spese note (es. relatori contrattualizzati), in cui i sistemi non sono progettati per tracciare informazioni non finanziarie

Molti danno per scontato che i sistemi di contabilità forniscono tutto ciò che serve per la rendicontazione delle spese. Ma non è così: sono stati progettati per la finanza, non per la compliance. È qui che entrano in gioco le piattaforme specializzate per la gestione delle interazioni con gli HCP, che permettono di raccogliere dati completi, utilizzare gli identificativi corretti e garantire coerenza con le policy aziendali.

3. Aggregazione

Ed ecco la fase più impegnativa: consolidare tutti i dati di spesa in un repository centrale. Questo è l’ultimo snodo cruciale per valutare e correggere la qualità dei dati.

Se dati incoerenti o di bassa qualità passano questo punto di controllo, correggerli a posteriori può generare tracciamenti poco chiari e difficili da giustificare in caso di audit. Molte aziende si affidano a macro interne o revisioni manuali per ripulire queste informazioni, ma oggi le suite di compliance più evolute offrono soluzioni intelligenti e scalabili per individuare le anomalie e indirizzarle rapidamente ai team competenti per la correzione.

4. Poco prima della rendicontazione

A questo punto, i dati dovrebbero essere coerenti e pronti per la trasmissione. È l’ultima occasione per fare controlli di coerenza, bloccare i dataset e ottenere l’approvazione formale da parte del team compliance.

Pensatela come l’ultimo giro in casa prima di partire per le vacanze: si controlla che le luci siano spente e che i fornelli non siano rimasti accesi.